Abertura de Empresa

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ABERTURA DE EMPRESA - PLANO DE NEGÓCIO: O QUE É? COMO ELABORAR?

O “Plano de Negócio” do seu empreendimento equivale a um projeto de abertura de empresa, no qual cada uma das etapas deve ser esmiuçada, estudada, compreendida e dominada para que você seja hábil o suficiente para tomar decisões corretas como empresário.

Um Plano de Negócio de abertura de empresa pode ser entendido, então, como um conjunto de respostas que define os produtos e os serviços que serão oferecidos, o formato de “Comércio, de Indústria ou de Prestação de Serviços” mais adequado, e o modelo de operação, que viabilize a disponibilização destes produtos e serviços e o conhecimento, as habilidades e atitudes que os responsáveis deverão possuir e desenvolver, para realmente conseguir ganhar dinheiro com o empreendimento.

Quais produtos serão oferecidos? Esta é a primeira definição. Ela é a mais importante, pois condicionará todas as demais. O fundamento aqui é que as necessidades de pessoas ou empresas devem ser atendidas. No caso dos produtos que você pensa em oferecer, como descobrir se existe interesse de pessoas ou de empresas? Qual o modelo de empresa com o qual você poderia influenciar a decisão de compra dos futuros clientes? O estudo do mercado, ou seja, da concorrência, dos fornecedores e dos clientes em potencial será a parte principal do seu projeto de abertura de empresa, do seu Plano de Negócios.

Como serão obtidos os produtos para comercialização?

Como identificar os melhores fornecedores?

Quais condições de aquisição serão mais adequadas?

Como negociar e obter facilidades de pagamentos condizentes com a estratégia de venda?

Quais volumes devem ser adquiridos em função de previsão de venda e prazos de fornecimento?

Quais níveis de estoque devem ser considerados, que atendam a operação da empresa, sem comprometer a disponibilidade financeira?

O que de melhor será oferecido?

Os trunfos da concorrência devem ser identificados.

O que deve ser oferecido aos clientes que seja um diferencial, que seja mais atrativo do que a concorrência já oferece?

Qual vantagem será oferecida aos clientes que supere a concorrência?

E quanto aos novos concorrentes, existe a possibilidade de surgir novos de maior capacidade?

Observe que sempre é possível ser melhor ou se igualar aos melhores concorrentes.

Se o nível tecnológico igualar as empresas, supere em serviços agregados, isto é no atendimento ao cliente.

Quem é e onde está o cliente?

O mercado comprador deve ser estimado. Deve ser conhecido. Quem freqüentará seu Comércio? Por que freqüentará?

Quantos serão estes clientes? Onde estão estes clientes? Como chegar até eles? Como influenciar na decisão de freqüentar seu Comércio? Como será sustentada a quantidade de clientes necessária para viabilizar o seu Comércio?

Onde será instalada a empresa?

Quais aspectos de localização devem ser considerados para facilitar a atração de clientes?

Estacionamento para clientes é relevante?

Existem restrições legais para instalação deste tipo de empresa na localidade escolhida?

Qual deve ser a competência dos dirigentes da empresa?

Que nível de conhecimento técnico é necessário para comandar uma empresa?

Quais são as habilidades que devem ser desenvolvidas?

Como adquirir experiência no seu ramo de negócio (se já não possuir)?

Qual deve ser o perfil de empresário neste ramo de negócio?

Como desenvolver este perfil?

Como será a empresa?

Para este tipo de negócio que estrutura de operação adotar?

Quais responsabilidades de cada um?

O que será exigido de cada funcionário?

Como estes serão treinados para cada função? Para a administração geral do negócio? Para a função comercial? Para a gestão financeira?

Como sistematizar estas funções para se integrarem num processo de gestão ágil e econômico para uma empresa?

Que preço será cobrado?

Qual a necessidade de faturamento que a empresa projetada terá?

Quais serão seus custos?

Quais serão suas possibilidades de preço?

Quais preços a concorrência pratica?

Como superar os preços da concorrência?

É importante superar os preços da concorrência?

Qual lucro pode ser gerado?

Que resultado será obtido?

O formato de empresa projetado gerará lucro? Compensará o investimento?

Que outras alternativas de formato de negócio podem ser adotadas?

Qual investimento será necessário?

Quando virão os resultados?

Por quanto tempo suportará movimento fraco?

Qual previsão de gasto inicial? E nos primeiros meses de funcionamento? Já tem disponibilidade financeira? Necessitará de crédito adicional?

Sócio é a opção escolhida para aumentar o capital? Qual o perfil do sócio ideal? Qual o papel de cada sócio?

Veja quantas perguntas, quantas dúvidas aparecem no projeto de sua abertura de empresa. E isto é apenas uma amostra. Com certeza, ao se aprofundar no estudo das características do negócio, muitas outras questões surgirão. Elaborar um plano de negócio de abertura de empresa é o passo mais importante que você pode dar.

Na Evolução Contabilidade você encontrará informações e orientações de grande eficácia sempre que necessitar. Seja qual for o caminho que resolver trilhar para montar seu plano de negócio de abertura de empresa, o resultado precisa ser o mesmo, isto é, você deverá ter respostas convincentes para as questões impostas pelo negócio.

Algumas das respostas virão em forma de estratégias, planos de ação, métodos de trabalho, e outras serão conclusões numéricas que medirão o efeito de cada decisão que você tomar para a formatação de sua empresa. Dentre todas as questões que você se dedicar em esclarecer, recomendamos atenção especial para as seguintes:

• Gastos (investimento inicial, custos e despesas);

• Preço de venda;

• Escala - Ponto de Equilíbrio e Margem de Contribuição;

• Retorno do investimento.

Estas quatro questões são decisivamente importantes, pois elas refletirão as conseqüências do conjunto de respostas que obter para todas as questões que identificar. Todas as decisões que forem tomadas na formação da empresa terão impacto direto no volume de vendas, no volume de gastos, no preço, e principalmente na lucratividade da empresa e na rentabilidade do seu investimento. Isto é, quanto de lucro você obterá na realização de vendas e quanto você poderá obter de volta da empresa como pagamento do investimento que fará ao montar seu negócio.

Compreenda que a análise destas quatro questões é a forma direta de avaliar todas as respostas de todas as demais questões, e de projetar a viabilidade do Investimento.

 

GASTOS: INVESTIMENTO INICIAL,CUSTOS E DESPESAS

Esta é uma questão sobre a qual vale a pena investir tempo em pesquisa e em estudo. Seja qual for a metodologia utilizada para elaboração de seu plano de negócio de abertura de empresa, não abra mão de se convencer sobre a realidade de gastos que enfrentará no negócio.

Não faça suposições e não seja otimista demais, trate esta questão com seriedade e veracidade. Antes de seus sócios, antes das fontes de financiamento que por ventura vier a utilizar, é você que precisa ter certeza da composição de gastos que resultará no dia a dia do seu negócio.

Inicialmente separe os gastos conforme três conceitos: Investimento, Custos e Despesas. Os valores despendidos para a montagem da empresa, até que ela esteja em condições de funcionar, devem ser tratados como gastos de investimento inicial.

Daí para frente tudo que for necessário para que a empresa possa funcionar, são custos de operação, ou para que possa comercializar produtos, são despesas comerciais.

Custos de operação e despesas comerciais repetem-se diariamente, mensalmente e permanentemente. A quantia que você aplicar como investimento inicial deverá, se a empresa der certo, ser recuperada após um período de tempo. Isto é, após alguns meses de funcionamento da empresa, ela devolverá para você em forma de lucro todo o valor que foi gasto para montá-la, e daí para frente deverá continuar a gerar lucro de forma adicional.

Já a quantia que será aplicada na venda dos produtos da loja aos clientes e na sua manutenção, deverá ser recuperada em cada venda, correspondente a cada unidade de venda. Por isso é decisivo que você saiba com antecedência quanto vai gastar em custos e despesas em cada produto que vender aos clientes e durante um determinado período de tempo.

 

INVESTIMENTO INICIAL

No caso do investimento inicial, muitas são as situações a considerar. Mas, antes de desembolsar o primeiro Real, pesquise, estude e relacione todas as despesas que terá, por exemplo, com o imóvel, instalações, equipamentos, contratações de serviços, contratação de empregados, treinamento, documentação, legalização da abertura de empresa etc.

Por mais minucioso que for na definição dos gastos que irá compor seu investimento inicial, tenha certeza que, ao iniciar a montagem do seu negócio, surgirão situações de gastos que não foram imaginadas antes. Portanto, reserve uma boa quantia de dinheiro para estes imprevistos. Lembre-se também do “capital de giro”, para os primeiros meses de operação, isto é, do dinheiro que precisará para pagar empregados, aluguel e despesas como luz, telefone etc. Além disso, será necessária uma reserva de capital para suportar períodos iniciais com baixo volume de clientes.

É de fundamental importância ter certeza de quanto vai gastar para montar o seu negócio e quando terá de efetuar cada pagamento.

O ideal é que você forme um quadro com o maior detalhamento possível, e vá complementando-o na medida em que for se inteirando dos aspectos reais do empreendimento nesta fase de estudo do negócio.

Pense neste quadro como um grande mapa, quanto mais completo e detalhado for, mais acertado será seu planejamento, reduzindo chances de surpresas desagradáveis com falta de recursos. Saiba que erros no dimensionamento do investimento inicial, que provoquem falta de recursos, costumam ser causas de insucesso de muitas iniciativas.

Não caia nesta armadilha.

 

CUSTOS

Em seu negócio, quando este começar a funcionar, você terá ainda três famílias de gastos: custo variável, despesas fixas e despesas comerciais. Embora com as pesquisas e estudos que fará para entender e dominar completamente este assunto,você vai deparar com outras expressões como “custo direto” ou “custo indireto”, “custo fixo” etc. Mas para uma adequada avaliação e gestão do negócio, basta a estruturação em custos variáveis e despesas fixas, além das despesas comerciais que veremos a seguir:

No entanto, como esta é a fase de elaboração do “Plano de Negócio de abertura de firma”, a fase de avaliar se o negócio que deseja montar será lucrativo ou não, se será viável ou não, é necessário realizar estimativas dos custos e despesas que ocorrerão com o funcionamento do seu negócio. Quando a empresa estiver funcionando será necessário desenvolver um processo seguro para apurar e manter estes gastos sob controle.

A razão de toda esta trabalheira é simples de entender: seu “negócio” será viável e compensador se for capaz de gerar lucro. Lembra-se do que afirmamos no início?

Seu negócio precisa gerar um montante de lucro que você possa considerar compensador.

Lucro = Receitas – (custo variável + despesas fixas + despesas comerciais)

E o lucro acumulado em um período de tempo é um resgate do investimento que você fez na montagem do seu negócio. Denomina-se “Retorno do Investimento”.

Os “custos variáveis” são gastos que ocorrerão em função da aquisição de algum produto para comercialização aos clientes e você conseguirá (tem que conseguir), nesta fase de “Plano de Negócio de abertura de empresa”, estimar o valor do custo variável para cada produto. E quando a empresa estiver funcionando você conseguirá apurar estes custos também por produto.

Ex.: custo dos produtos que comercializar, pagamento de profissionais especializados.

Já as “despesas fixas” são todos os gastos que o Comércio de Produtos de Informática terá em sua operação, não relacionados diretamente a nenhum produto ou serviço. Inclui aluguel, gastos com manutenção, custo da administração (como salários, materiais de consumo, luz, água, telefone etc).

As “Despesas Comerciais” são os gastos que ocorrerão todas as vezes que seu negócio obtiver mais clientes, receber mensalidades etc. Portanto, são despesas que variam conforme o volume de vendas e o volume de clientes. Normalmente, são os impostos, as contribuições e a comissão dos vendedores. Mas, podem ocorrer outras despesas, como por exemplo, a taxa de administração de cartão de crédito (se receber pagamentos com cartão).

Deve-se dar atenção especial aos impostos e contribuições. Mais adiante, na Parte – II deste manual, a questão dos impostos e contribuições será melhor detalhada. Recomendamos que desde já, desde o Plano de Negócio de abertura de empresa e também no funcionamento da empresa, você procure entender e praticar cálculos dos impostos e das contribuições. Procure ainda, entender perfeitamente a mecânica de cálculo, de apuração e os efeitos sobre o preço de venda dos produtos e dos serviços.

• Quais são os impostos e contribuições que incidirão na operação do seu negócio?

• Como são apurados?

• Em que momento?

• Quando devem ser pagos?

• Quais são as opções para pagar menos impostos?

• O que é crédito de imposto?

• Como utilizar crédito para reduzir o imposto a pagar?

• Quais os riscos de calcular erradamente os impostos?

• Como tratar os impostos e contribuições no preço de venda?

No entanto, tudo que sua empresa gastar em custos e despesas você deverá receber de volta com a receita obtida nas vendas. Mas, a receita é resultante da venda de cada produto ou com cada cliente. Isso significa que cada unidade vendida deve pagar parte dos custos e despesas, tal que, ao alcançar um certo volume de venda, seja produzido um volume de receita suficiente para cobrir todos os custos, despesas e ainda gerar lucro.

Assim, a pergunta é: quanto de custo variável, de despesas fixas, de despesas comerciais e de lucro deve ser “alocado” no preço de cada produto consumido pelos seus clientes? Ou seja, quanto que cada venda deve “contribuir” para pagar estes custos, despesas e ajudar a formar o lucro?

Raciocine assim: suponha que em seu negócio você tenha 4 “gavetas” com as seguintes identificações:

Gaveta nº 1 - identificada como “Fornecedores” (representando os Custos Variáveis).

Gaveta nº 2 - identificada como “Impostos e Comissões” (representando as Despesas Comerciais).

Gaveta nº 3 - identificada como “Estrutura da empresa” (representando as Despesas Fixas).

Gaveta nº 4 - identificada como “Lucro”.

Imagine que a cada Real (R$) que receba de um cliente você já faça a divisão.

Que parte deste Real você deveria colocar em cada gaveta? (para que, no final do mês, possa ter em cada uma o equivalente ao que deverá pagar aos fornecedores, ao governo, aos funcionários e todas despesas fixas e acumular lucro).

De cada real recebido quanto deveria depositar na gaveta nº 1?

Quanto na gaveta nº 2?

Quanto na gaveta nº 3?

E quanto na gaveta nº 4?

O valor que você colocará na primeira gaveta deverá ser exatamente aquele que sua empresa gasta ou gastará diretamente com a aquisição do produto vendido. Desde já, você precisa ter destreza para apurar rapidamente este valor. Saber qual o custo variável de cada produto é uma obrigação do empresário, e esta obrigação começa agora, antes de abrir a empresa.

Percebe por que estamos insistindo tanto para que você estude bem e conheça bem este negócio de sua empresa?

O valor que você colocará na segunda gaveta deverá ser exatamente o que sua empresa gasta ou gastará com impostos para vender. Como dissemos no caso da primeira gaveta, desde já, você precisa ter destreza para apurar rapidamente o valor das despesas comerciais.

Saber quais os impostos, taxas e comissões que a empresa paga ou pagará é também uma obrigação do empresário. Então, vamos repetir: Esta obrigação começa agora, antes de abrir a sua empresa.

O valor que você colocará na terceira gaveta deverá ser suficiente para cobrir todos os demais gastos, isto é, as despesas fixas. Como as despesas fixas são apuradas para um período de tempo, mês ou ano (por exemplo, o valor do aluguel), e não em função de cada venda, você precisará desenvolver uma sistemática de alocação destes custos

em cada produto. Quanto de aluguel está no custo de cada serviço? Quanto de luz, de água, de telefone? É obvio que a venda de um único produto não será suficiente para pagar o aluguel do mês, mas deve ajudar em quanto?

Em resumo, o total das despesas fixas de um período precisa ser coberto pelas vendas realizadas no mesmo período, senão, faltará dinheiro para pagar o aluguel, a luz, o telefone etc.

Em especial, o “rateio” das despesas fixas para produto ou, a definição de quanto cada produto contribuirá para pagar estas despesas da empresa, exigirá um estudo à parte. Você como empresário precisará garantir, nesta questão, dois objetivos:

• Que as receitas de vendas darão cobertura plena ao pagamento das despesas fixas.

• Que o volume de despesas fixas de seu negócio, seja compatível com a natureza deste tipo de negócio, e que cada Real (R$) gasto em despesas fixas realmente contribua para a sua empresa ter movimento maior, vender mais produtos e ter mais clientes. Este é o fundamento da produtividade de uma empresa sem desperdícios.

Então, a obrigação de conhecer e de dominar as despesas fixas que seu Comércio de Produtos de Informática terá começa agora, antes de abrir a empresa. Você somente saberá lidar com despesas fixas desde agora se e somente se estudar bem, conhecer bem os detalhes operacionais, os “macetes” deste negócio.

O valor que colocará na quarta gaveta será o que sobrar para a acumulação de lucro. Dizemos “sobrar”, pois, se algo der errado, a primeira gaveta que ficará vazia será esta.

Assim, a pergunta anterior vale também para o caso do lucro:

Quanto cada serviço prestado ou produto vendido deverá contribuir com a acumulação de lucro?

Esta pergunta tem resposta fácil quando expressa apenas um desejo seu. Mas será difícil respondê-la dentro da realidade de mercado. Entretanto, você conseguirá definir a resposta mais adequada para sua empresa se:

• conhecer e dominar todos os seus custos e despesas;

• dominar o ambiente em que você vai operar;

•desenvolver criatividade para atrair e manter clientes;

• desenvolver capacidade de manter sempre o bom movimento no seu negócio;

• desenvolver habilidade para negociar com fornecedores e para manter seu processo de trabalho altamente produtivo, com elevado aproveitamento das despesas fixas.

O mais interessante nesta fase de elaboração do “Plano de Negócio de abertura de empresa” é que, para conseguir estimar os custos variáveis e as despesas comerciais de cada produto ou serviço, definir quanto cada serviço ou produto contribuirá para pagar as despesas fixas da empresa e para acumular lucro, você precisará se aprofundar no estudo das características do seu negócio.

Observe que:

• Este negócio certamente não é padrão. Por isso não listamos aqui os custos deste tipo de negócio. Pois não seriam os custos de sua empresa, seriam apenas custos exemplificados neste manual, o que poderia condicioná-lo a achar que são exatamente

os custos que deveriam ser considerados em seu negócio.

• Nas lojas que você visitar, perceberá diferenças determinantes da oportunidade que o empresário decidiu explorar.

• Cada diferença introduzida, seja na forma de atender ao cliente, na disposição e combinação dos equipamentos e ambiente, terá conseqüência nos custos.

• E o seu Comércio de Produtos de Informática também será diferente, pois, seguirá seu estilo e será fruto de suas percepções e decisões, as quais influenciarão diretamente os custos.

Portanto, nesta fase de elaboração do “Plano de Negócio de abertura de empresa” não utilize nenhuma lista padrão de custos ou despesas que por ventura encontrar em livros ou em cursos. É importante para seu empreendimento que você aprenda a identificar, reconhecer e calcular cada item de custo e despesa do seu negócio que pensa montar.

No início da elaboração do “Plano de Negócio de abertura de empresa” isto parecerá difícil, mas não é. Na medida em que você for esquematizando, for delineando o formato do seu negócio que deseja montar e, na medida em que for estudando e

compreendendo esta questão de gastos, identificar, estimar e apurar estes gastos será uma operação rotineira.

Seu maior inimigo agora é sua “ansiedade” em ver o negócio que está na sua mente começar a funcionar. Não caia nesta armadilha. Reserve um tempo para este planejamento inicial e estabeleça uma meta de quando seu projeto de empresa estará concluído. O tempo que você investir nesta fase de planejamento será seu melhor investimento. Três meses? Seis meses? Não importa. O que importa é você ter consciência de cada passo, ter uma direção certa a seguir, ter boa visão e compreensão do que virá e das condições adversas que terá de resolver.

Então, reforçando:

• Estude bem como funciona o négocio que prentende abrir e que oportunidade de inovação você poderá explorar na sua empresa;

• Descreva como irá funcionar o seu negócio;

• Monte uma primeira lista dos custos variáveis e das despesasfixas que poderão ocorrer no formato de empresa que imaginou.

Explore todas as possibilidades legais da composição das despesas comerciais;

• Melhore esta lista na medida em que progredir seus conhecimentos sobre o negócio e sobre o formato da sua empresa que você vai montar;

• Faça cursos que abordem custos, não se contente apenas com um único curso. Lembre-se que seu objetivo é dominar os gastos de sua empresa, não apenas ter seus valores calculados uma única vez.

Por isso mesmo fugimos à tentação de incluir aqui uma lista padrão de gastos, por sabermos ser inadequada para sua empresa.

 

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